APA YANG USAHAWAN PERLU TAHU TENTANG “CHART OF ACCOUNTS” DAN BAGAIMANA IANYA BERKAIT DENGAN REKOD PRESTASI BISNES ANDA?

Setiap aliran yang berkait dengan nilai wang perlu di dokumen kan, dan aliran ini di kenalpasti pembahagian nya dalam bentuk transaksi. Dalam erti kata lain, transaksi-transaksi ini adalah pecahan daripada aliran tersebut. Sebagai contoh, aliran dalam proses pembelian akan berterusan selagi bisnes terlibat dalam proses pembelian. Bagaimana pun, aliran pembelian akan dikenalpasti melalui transaksi yang berlaku. Aliran pembelian mungkin berlaku sepanjang tahun, tetapi ianya  dikenalpasti dalam bentuk, misalnya, 50 transaksi yang berlaku dan yang didokumenkan untuk tahun tersebut.

kitaran bisnes Chart of Accounts

Dan apabila transaksi-transaksi itu perlu didokumenkan, bagaimanakah caranya? Dalam sistem bisnes, kita akan letakkan transaksi-transaksi itu dibawah tajuk yang sesuai, bagi tujuan pendokumenan.

Kita perlu tahu dibawah tajuk apakah transaksi itu patut didokumenkan. Dan tajuk ini wajib membayangkan apa kandungan transaksi agar pembaca tajuk tersebut faham secara terus tentang maksud dan kandungan tajuk tersebut.

Secara dasarnya, kesemua transaksi-transaksi yang berlaku, yang terbit dari kesemua aliran proses dalam bisnes boleh didokumenkan dalam satu tajuk. Misalnya, dibawah tajuk “Transaksi Bisnes”. Bagaimanapun, ini tidak berbaloi kerana cara begini tidak memberi manfaat kepada bisnes dari segi analisa maklumat tentang prestasi bisness. Apakah yang dapat dititip dari jumlah nilai wang yang terdapat dalam tajuk tersebut bagi mendapatkan maklumat tentang prestasi untung atau rugi bisnes? Agak sukar!

Mungkin sebagai pembaikan, kita pecahkan tajuk itu kepada “Transaksi Bisnes” dan “Transaksi Cash”. Dengan ini setiap transaksi berkaitan “cash” didokumenkan dibawah tajuk “Transaksi Cash” dan yang lainnya dibawah tajuk “Transaksi Bisnes”. Jika ini dilakukan, kita akan dapat tahu jumlah cash yang direkodkan untuk bisnes dengan melihat jumlah dibawah tajuk “Transaksi Cash”.

Walau bagaimana pun, ini masih tidak berbaloi kerana pecahan pada tajuk “Transaksi Bisnes” wajib dibuat seterusnya. Misalnya, pembelian dan jualan merupakan dua transaksi yang berbeza sifatnya; dan boleh didokumenkan dibawah tajuk-tajuk yang sepatutnya. Contohnya, “Transaksi Pembelian” dan “Transaksi Jualan”.  Dengan ini, transaksi-transaksi yang berkaitan pembelian didokumenkan dibawah tajuk “Transaksi Pembelian”; dan yang berkaitan jualan dibawah tajuk “Transaksi Jualan”.

Dan begitulah seterusnya, dimana tajuk-tajuk yang sesuai yang membayangkan kandungan transaksi akan diwujudkan didalam bisnes. Dan senarai tajuk-tajuk inilah yang dinamakan “Chart of Accounts”; dan setiap tajuk itu dinamakan “account name”.

Usahawan perlu juga memahami yang tajuk-tajuk yang diwujudkan berkait rapat dengan sifat transaksi yang didokumenkan. Transaksi-transaksi yang melibatkan Punca Pendapatan bagi bisnes kebiasaannya akan didokumenkan dibawah kumpulan “Sales Revenue” atau Jualan. Bagi Pembelian dan Kos Jualan, ianya dibawah “Purchases/Cost of Sales” atau Pembelian/Kos Jualan. Begitulah seterusnya untuk Perbelanjaan, Aset, Liabiliti dan lain-lain. Bagi memudahkan pengasingan kumpulan tajuk-tajuk ini kod-kod akan dicipta untuk setiap kumpulan. Tajuk-tajuk yang diwujudkan didalam kumpulan berkenaan akan menuruti kod kumpulan.

Dengan ini, kita dapati dalam “Chart of Accounts” ada apa yang dinamakan “Account Header” yang membayangkan kumpulan bagi tajuk-tajuk tertentu; dan “Account Details” yang menunjukkan tajuk yang diwujudkan untuk mendokumenkan transaksi bisnes. Tajuk ini kebiasaannya dalam bentuk “account code” dan “account name”.

Chart of Accounts example

Dan melalui olahan-olahan pada “Chart of Accounts” inilah kita dapat mengeluarkan lapuran kewangan seperti Penyata Untung/Rugi (“Profit and Loss Statement”) dan Kunci Kira-kira (“Balance Sheet”).

Apa yang penting yang perlu difahami dalam pengeluaran lapuran kewangan adalah bisnes perlu menetapkan “Chart of Accounts” tanpa sebarang perubahan. Ini bagi membolehkan perbandingan (“comparison”) dibuat dalam memantau prestasi dari tahun ke tahun. Ini bermakna pengolahan “Chart of Accounts” perlu di beri perhatian pada awal pengujudannya agar perubahan yang dibuat keatasnya kemudian adalah minimal.

Sekian.

GNZ.

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s