Blog

APA YANG USAHAWAN PERLU TAHU TENTANG “CHART OF ACCOUNTS” DAN BAGAIMANA IANYA BERKAIT DENGAN REKOD PRESTASI BISNES ANDA?

Setiap aliran yang berkait dengan nilai wang perlu di dokumen kan, dan aliran ini di kenalpasti pembahagian nya dalam bentuk transaksi. Dalam erti kata lain, transaksi-transaksi ini adalah pecahan daripada aliran tersebut. Sebagai contoh, aliran dalam proses pembelian akan berterusan selagi bisnes terlibat dalam proses pembelian. Bagaimana pun, aliran pembelian akan dikenalpasti melalui transaksi yang berlaku. Aliran pembelian mungkin berlaku sepanjang tahun, tetapi ianya  dikenalpasti dalam bentuk, misalnya, 50 transaksi yang berlaku dan yang didokumenkan untuk tahun tersebut.

kitaran bisnes Chart of Accounts

Dan apabila transaksi-transaksi itu perlu didokumenkan, bagaimanakah caranya? Dalam sistem bisnes, kita akan letakkan transaksi-transaksi itu dibawah tajuk yang sesuai, bagi tujuan pendokumenan.

Kita perlu tahu dibawah tajuk apakah transaksi itu patut didokumenkan. Dan tajuk ini wajib membayangkan apa kandungan transaksi agar pembaca tajuk tersebut faham secara terus tentang maksud dan kandungan tajuk tersebut.

Secara dasarnya, kesemua transaksi-transaksi yang berlaku, yang terbit dari kesemua aliran proses dalam bisnes boleh didokumenkan dalam satu tajuk. Misalnya, dibawah tajuk “Transaksi Bisnes”. Bagaimanapun, ini tidak berbaloi kerana cara begini tidak memberi manfaat kepada bisnes dari segi analisa maklumat tentang prestasi bisness. Apakah yang dapat dititip dari jumlah nilai wang yang terdapat dalam tajuk tersebut bagi mendapatkan maklumat tentang prestasi untung atau rugi bisnes? Agak sukar!

Mungkin sebagai pembaikan, kita pecahkan tajuk itu kepada “Transaksi Bisnes” dan “Transaksi Cash”. Dengan ini setiap transaksi berkaitan “cash” didokumenkan dibawah tajuk “Transaksi Cash” dan yang lainnya dibawah tajuk “Transaksi Bisnes”. Jika ini dilakukan, kita akan dapat tahu jumlah cash yang direkodkan untuk bisnes dengan melihat jumlah dibawah tajuk “Transaksi Cash”.

Walau bagaimana pun, ini masih tidak berbaloi kerana pecahan pada tajuk “Transaksi Bisnes” wajib dibuat seterusnya. Misalnya, pembelian dan jualan merupakan dua transaksi yang berbeza sifatnya; dan boleh didokumenkan dibawah tajuk-tajuk yang sepatutnya. Contohnya, “Transaksi Pembelian” dan “Transaksi Jualan”.  Dengan ini, transaksi-transaksi yang berkaitan pembelian didokumenkan dibawah tajuk “Transaksi Pembelian”; dan yang berkaitan jualan dibawah tajuk “Transaksi Jualan”.

Dan begitulah seterusnya, dimana tajuk-tajuk yang sesuai yang membayangkan kandungan transaksi akan diwujudkan didalam bisnes. Dan senarai tajuk-tajuk inilah yang dinamakan “Chart of Accounts”; dan setiap tajuk itu dinamakan “account name”.

Usahawan perlu juga memahami yang tajuk-tajuk yang diwujudkan berkait rapat dengan sifat transaksi yang didokumenkan. Transaksi-transaksi yang melibatkan Punca Pendapatan bagi bisnes kebiasaannya akan didokumenkan dibawah kumpulan “Sales Revenue” atau Jualan. Bagi Pembelian dan Kos Jualan, ianya dibawah “Purchases/Cost of Sales” atau Pembelian/Kos Jualan. Begitulah seterusnya untuk Perbelanjaan, Aset, Liabiliti dan lain-lain. Bagi memudahkan pengasingan kumpulan tajuk-tajuk ini kod-kod akan dicipta untuk setiap kumpulan. Tajuk-tajuk yang diwujudkan didalam kumpulan berkenaan akan menuruti kod kumpulan.

Dengan ini, kita dapati dalam “Chart of Accounts” ada apa yang dinamakan “Account Header” yang membayangkan kumpulan bagi tajuk-tajuk tertentu; dan “Account Details” yang menunjukkan tajuk yang diwujudkan untuk mendokumenkan transaksi bisnes. Tajuk ini kebiasaannya dalam bentuk “account code” dan “account name”.

Chart of Accounts example

Dan melalui olahan-olahan pada “Chart of Accounts” inilah kita dapat mengeluarkan lapuran kewangan seperti Penyata Untung/Rugi (“Profit and Loss Statement”) dan Kunci Kira-kira (“Balance Sheet”).

Apa yang penting yang perlu difahami dalam pengeluaran lapuran kewangan adalah bisnes perlu menetapkan “Chart of Accounts” tanpa sebarang perubahan. Ini bagi membolehkan perbandingan (“comparison”) dibuat dalam memantau prestasi dari tahun ke tahun. Ini bermakna pengolahan “Chart of Accounts” perlu di beri perhatian pada awal pengujudannya agar perubahan yang dibuat keatasnya kemudian adalah minimal.

Sekian.

GNZ.

 

WHAT DO YOU NEED TO KNOW ABOUT THE CONCEPT OF “MAPPING” IN A BUSINESS INFORMATION SYSTEM?

The idea of mapping arises because of the modular nature of information system designed for businesses. And the reason why the design concept is modular is to simplify the interconnected process by segregating the process to manageable logical portions and ease the programming required behind the system. It is also to isolate any bugs in the programming during debugging process.

The critical factor in modular design for a system is the integrity of the system as a whole which must be assured. Data passed from on module to another must be intact and as expected. If this is not happening, then the integrity of the whole system is suspect. When integrity is suspect, then the system is inevitably a failure since reliability and accuracy cannot be assured. Factors which are important in a business information system.

Since the modular concept requires data to be inputted only once in a particular module, the source data represents the details captured in the said module. Once the data is captured in detail, there is no necessity for the same detailed data to be passed on to another module. Very seldom in system design that this is done.

Details are maintained in one module. Summary of the details that has been pre-defined and mapped to the corresponding detailed data is maintained in another module. By the process called “drill-down”, the clicking on the summary data will bring the user to the detailed data and displayed on-screen by the system.

Imagine a module that maintains the details on inventory. The list of inventory names, quantity-in-hand, unit cost, etc. is managed here. When quantity is added from purchases or manufacturing, the source data on the details is captured in the inventory module. This inventory process will subsequently trigger an accounting entry in the accounting module. The summary is captured in the accounting module on the total inventory added. This is reflected by the increase in the monetary value of the Inventory Account balance.

If there is no “mapping” established, then each and every item in the inventory module will have a corresponding account created in the accounting module. So, if there are, say, 300 inventory items then there will be 300 corresponding accounts for inventory in the accounting module. This is wasteful and cumbersome to manage. A better way to manage is to “map” the items in the inventory module to a particular accounts code in the accounting module. Hence the whole list of 300 products could be map to say, 3 or 4 accounts codes; depending on the requirements of the business. This will be a much more elegant and cleaner method to manage the situation.

Thus, when details of the data are transferred to the other module, the other module will capture and reflect summary balances only. The data transfer can either be performed automatically or manually; depending on the system data flows.

An example is illustrated as below:

Let’s say that there are nine (9) product codes in the inventory module. The details such as description, stock balance, price and unit cost are managed in this Inventory Module. These nine items are “mapped” to one accounts code in the Accounting Module, i.e. to “Inventory – Fashion Products”.

Suppose that there is an Inventory-In transaction where finished items are received from Manufacturing. The details are recorded in the Inventory Module to the corresponding product. In this instance, only three items are manufactured and hence three amounts are recorded (i.e. the details) with total amount of RM1,750. When these transactions are imported into Accounting Module, the total recorded in the accounts code for “Inventory – Fashion Products” is RM1,750 (i.e. in summary); without identifying the details.

 mapping inventory to account code

The “import” process when triggered can be performed automatically or manually. An automatic process is preferred when importing the data to another module. Nonetheless, a manual process for “import” will do just fine so long the correct accounts codes are identified.

With this arrangement, the details are in Inventory Module. The accounts code in the Chart of Accounts will then not unnecessarily be a long and cumbersome list. Other “mapping” can also be performed subject to the capability of the business information system.

Finally, note that the “mapping” in the example above is known as “many-to-one” relationship. Other types of relationships are one-to-one relationship, one-to-many relationship and many-to-many relationship.

Please be informed that we shall be conducting our monthly seminar for SME entrepreneurs on enhancing Accounting and Finance knowledge and skills on the 18 April 2017 at Bangi Gateway. Interested business owners and guests are welcome to attend and participate in this sharing session.

GNZ.

 

KHAS UNTUK USAHAWAN IKS

Untuk makluman usahawan IKS yang berminat dalam meningkatkan ilmu keusahawanan. Seminar bulanan yang dianjurkan oleh pihak GNZ akan diadakan pada 18 April 2017 ini bertempt di Bangi Gateway. Untuk pendaftaran, click link berikut:

REGISTER HERE!

18 April 2017

Tingkatkan ilmu keusahawanan. Ketahui cara membongkar misteri lapuran kewangan dalam memantapkan bisnes anda! #1sme1sistem.

GNZ.

Agenda Seminar 16 March 2017

Untuk makluman pada yang mendaftar seminar khas untuk usahawan IKS pada 16 Mac 2017. Agenda seminar adalah seperti berikut (tentatif):Agenda 16Mac2017

flyer-16mac2017

Seminar “Tingkatkan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan” khas untuk usahawan IKS adalah seminar bulanan dianjurkan oleh GNZ Business selaras dengan tema “#1SME1Sistem” yang terus digunakan untuk tahun ini oleh Authentic Ventures Sdn Bhd, software company bagi sistem “OfficeCentral”.

Tujuan utama seninar adalah berkongsi maklumat dan pengalaman tentang kaedah-kaedah memantapkan perjalanan bisnes usahawan IKS. Seminar seterusnya oleh GNZ Business akan diadakan pada bulan April dan Mei 2017 nanti.

GNZ.

 

 

MEMBONGKAR MISTERI LAPURAN KEWANGAN (Part 3)

Dalam bahagian 1 dan 2, kita telah menyentuh tentang Lapuran Kewangan yang tertumpu pada “Penyata Untung/Rugi” dan “Kunci Kira-kira”. Dalam Part 3 ini tumpuan adalah pada “Penyata Aliran Tunai” atau “Cashflow Statement”.

Tujuan utama lapuran ini adalah menerangkan aliran tunai yang masuk kedalam bisnes dari sumber mana, dan aliran tunai keluar dari segi gunaannya. (“Source and Application of Funds”). Baki jumlah dari aliran masuk dan keluar ini merupakan jumlah semasa aliran tunai.

Dalam kitaran bisnes aliran tunai mengambil kira penerimaan dan pembayaran seperti berikut:

aliran tunai

Oleh kerana Penyata Untung/rugi (“Profit and Loss Statement”) tidak menunjukkan secara khusus perjalanan aliran tunai dalam bisnes, dan begitu juga Kunci Kira-kira (“Balance Sheet”), maka Penyata Aliran Tunai (“Cashflow Statement”) disediakan. Oleh kerana fokus adalah pada aliran (“flows”) maka ianya berkait dengan tempoh masa yang dikenalpasti. Contohnya, Penyata Aliran Tunai untuk bulan March 2017.

Dengan menerangkan sumber penerimaan RM dan gunaan pembayaran RM, maka usahawan dapat memahami keadaan aliran tunai bisnes. Dan ini adalah penting kerana ianya selaras dengan konsep “Cash is King!” atau tunai adalah utama dalam bisnes.

Penyata Aliran Tunai diolah dari Penyata Untung/rugi dan Kunci Kira-kira. Ini kerana pada dasarnya ketiga-tiga lapuran kewangan tersebut adalah berkaitan. Jika diperhatikan, Penyata Aliran Tunai ini mengabung maklumat dari Penyata Untung/Rugi dan maklumat dari Kunci Kira-kira.

Dalam Penyata Aliran Tunai, matematik bisnes yang sama digunakan tetapi fokus adalah pada RM yang diterima dan RM yang keluar, seperti gambarajah dibawah. Setelah aliran tunai semasa didapati, ianya ditambahkan ke baki awal tunai untuk mendapatkan baki terkini tunai, yang mana jumlahnya sama seperti dalam Kunci Kira-kira.

Pengiraan Aliran Tunai Semasa (contoh mudah) dari matematik bisnes:

pengiraan aliran tunai

RINGKASAN

Pada dasarnya lapuran-lapuran kewangan dalam bisnes yang dijanakan berkait antara satu dengan yang lain. Cuma fokus diberi pada aspek manakah maklumat hendak di tunjukkan: samada pencarian maklumat tentang untung/rugi; maklumat tentang keadaan bisnes; atau maklumat tentang aliran tunai.

Dan lebih menarik lagi adalah semua perkara-perkara dalam bisnes yang dinilaikan dalam bentuk RM, dan mempunyai aliran (“flows”) atau jumlah (“balances”) akan ditunjukkan dalam lapuran yang dinamakan “imbangan duga” (“trial balance”). Selepas memastikan yang imbangan duga ini “seimbang” dari segi jumlah keluar dan jumlah masuk, baru lapuran kewangan seperti penyata untung rugi, kunci kira-kira dan yang lain-lain dikeluarkan.

Dengan ini misteri lapuran kewangan bukanlah misteri sebenarnya. Ianya hanyalah olahan yang dibuat untuk mengfokuskan pecahan-pecahan maklumat yang hendak disampaikan!

Sekian.

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk Usahawan IKS pada 16 March 2017 bertempat di Bangi Gateway. Dijemput usahawan IKS untuk hadir dan menambahkan ilmu untuk memantapkan bisnes anda. Rujuk website kami untuk keterangan lanjut dan pendaftaran secara online.

GNZ.

MEMBONGKAR MISTERI LAPURAN KEWANGAN (Part 2)

Dalam bahagian 1, kita telah menyentuh tentang Lapuran Kewangan yang tertumpu pada “Penyata Untung/Rugi”. Dalam Part 2 ini saya akan menyambung pembongkaran misteri Lapuran Kewangan. Kali ini tumpuan pada “Kunci Kira-kira”. Ini dengan harapan yang usahawan akan lebih menghayati perjalanan bisnes apabila melihat angka-angka tentang bisnes dari terdapat dalam Lapuran Kewangan bisnes mereka.

Sebagai ulangan dari Bahagian 1, ada empat faktor yang perlu difahami dalam membongkar misteri lapuran kewangan. Faktor-faktor tersebut adalah:

  1. setiap transaksi atau perkara dalam bisnes perlu diolahkan dalam bentuk nilai ringgit (RM). Ini bagi memudahkan proses mengira transaksi atau perkara tersebut samada dicampur atau di tolak atau dijumlahkan.
  2. bisnes terikat dengan tempoh masa dari segi penilaian prestasi. Biasanya penilaian prestasi dilakukan dalam tempoh sebulan ke sebulan kalender.
  3. transaksi atau perkara dalam bisnes boleh wujud dalam bentuk jumlah (“balance”) atau aliran (“flows”). Jumlah adalah baki dalam RM pada satu tarikh/masa yang khusus. Manakala aliran pula adalah pergerakan tambahan atau pengurangan pada sesuatu perkara bisnes untuk satu tempoh yang ditetapkan.
  4. mengenalpasti apa dia tujuan lapuran kewangan yang dijanakan. Dengan memahami apakah tujuan lapuran tersebut kita boleh kaitkan samada “aliran” atau “baki jumlah” berdasarkan matematik bisnes.

Matematik pengiraan dalam bisnes yang mengaitkan “balance” dan “flows” adalah seperti berikut:

matematik-bisnes

Contoh:

Baki awal Pelanggan (+ jualan semasa – penerimaan semasa) = Baki terkini Pelanggan

Kunci Kira-kira (atau “Balance Sheet”) merupakan lapuran tentang kedudukan bisnes pada satu tarikh yang khusus. Kebiasaannya pada tarikh akhir bulan. Umpamanya 31 Dec. Oleh kerana ianya berkaitan dengan kedudukan bisnes, maka fokus adalah pada baki jumlah yang tercatit pada tarikh tersebut (“baki terkini”) bagi perkara-perkara yang berkaitan dengan bisnes. Contohnya, baki terkini pelanggan, baki terkini pembekal, baki terkini dana dalam akaun bank, dan seumpamanya. Baki terkini ini termasuk jumlah modal bisnes pada tarikh tersebut, dan jumlah untung/rugi yang telah dijanakan oleh bisnes.

kedudukan bisnes

“Balance sheet” (contoh mudah) dari matematik bisnes

imbangan bsheet

Kalau diperhatikan, “imbangan kunci kira-kira” dibahagikan kepada perkara-perkara yang di sebelah atas kitaran bisnes dan perkara-perkara yang di sebelah bawah kitaran bisnes.

Kenapa modal bisnes dan jumlah untung/rugi dimasukkan dalam kunci kira-kira?

Jumlah untung/rugi yang didapati dari “Penyata Untung/Rugi” mewakili jumlah untuk pemilik bisnes, yang telah dijanakan oleh bisnes. Aliran-aliran jualan/belian dan sebagainya yang telah ditunjukkan dalam lapuran penyata untung/rugi tidak dimasukkan dalam lapuran kunci kira-kira kecuali angka untung/rugi yang terbit sebagai ringkasan dari penyata tersebut.

Kebiasaannya, jumlah untung/rugi dimasukkan dalam jumlah “modal bisnes”. Ini bermakna jika bisnes untung, jumlah modal bisnes akan meningkat. Dan sekiranya rugi, jumlah modal bisnes akan berkurangan. Modal dan untung/rugi termasuk dalam imbangan kunci kira-kira kerana ianya berkait dengan baki jumlah perkara (“balances”) dalam bisnes.

Dengan itu olahan imbangan kunci kira-kira boleh difahami seperti berikut:

Baki terkini (pelanggan + akaun bank + seumpamanya)

=

Baki terkini (pembekal + seumpamanya + untung/rugi semasa + modal)

Sekian.

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk usahawan IKS pada 16 Mac 2017 ini di Bangi Gateway. Maklumat lanjut dan pendaftaran secara online boleh dibuat di link berikut:

REGISTER HERE!

GNZ.

 

MEMBONGKAR MISTERI LAPURAN KEWANGAN (Part 1)

Kebanyakan usahawan yang saya temui merasa “takut” apabila berdepan dengan angka-angka tentang bisnes mereka yang didapati dari sistem perakaunan. Ini selaras dengan pepatah inggeris “fear of the unknown”. Jika kita tak tau tentang sesuatu perkara itu, kita memang merasa takut dan ini membuat kita tertutup dari perkara tersebut. Sebagai usahawan, sikap ini perlu diubah. Kerana pentingnya isu ini dengan bisnes kita.

Perkara yang petama yang perlu difahami adalah setiap transaksi atau hal dalam bisnes perlu diolahkan dalam bentuk nilai ringgit (RM). Ini bagi memudahkan proses mengira transaksi atau hal tersebut samada dicampur atau di tolak atau dijumlahkan.

Jika dilihat pada kitaran bisnes, kesemuanya transaksi dan hal, akhirnya adalah dalam bentuk RM. Kecuali dana dalam akaun bank yang sudah sememangnya dalam bentuk RM. Ini bagi memudahkan pengiraan dilakukan dalam bisnes dan menjana lapuran kewangan yang berkaitan.

Perkara kedua yang perlu difahami adalah bisnes terikat dengan tempoh masa dari segi penilaian prestasi. Biasanya penilaian prestasi dilakukan dalam tempoh sebulan ke sebulan kalender. Namun demikian, mungkin ada juga yang di buat dari tempoh seminggu ke seminggu, dan tidak hairan jika ada juga dari sehari ke sehari.

Dan prestasi keseluruhan biasanya dibuat dalam tempoh setahun (iaiatu setiap bulan dicampurkan untuk dapatkan tempuh dua belas bulan). Tempuh setahun ini biasanya dinamakan tahun kewangan (“financial year”). Adalah dicadangkan yang tahun kewangan bisnes bermula dari 1 Jan dan berakhir 31 Dec. Ini dapat memudahkan proses pengiraan cukai untuk LHDN yang berdasarkan tahun kalendar (1 Jan – 31 Dec).

Perkara ketiga yang perlu difahami adalah transaksi atau hal dalam bisnes boleh wujud dalam bentuk jumlah (“balance”) atau aliran (“flows”). Jumlah adalah baki dalam RM pada satu-satu masa yang khusus. Umpamanya baki pelanggan (untuk invois yang belum berbayar) pada 31 Dec 2016. Manakala aliran pula adalah pergerakan tambahan atau pengurangan pada sesuatu hal bisnes untuk satu tempoh yang dikenalpasti. Contohnya tambahan inventori dalam tempoh 1 Dec hingga 31 Dec. Ini bererti aliran dalam proses bisnes biasanya untuk tempuh sebulan; dan baki di lihat pada tarikh akhir bulan.

Matematik pengiraan dalam bisnes yang mengaitkan “balance” dan “flows” adalah seperti berikut:

matematik-bisnes

Contoh, untuk akaun pembekal, baki terkini yang belum dibayar pada tarikh akhir bulan didapati dengan melihat apakah baki sebelum, dan apakah aliran dalam tempuh itu iaitu belian dan pembayaran. Begitu juga dengan hal-hal yang lainya dari segi pengiraan baki terkini pada tarikh akhir bulan.

Perkara keempat yang perlu difahami adalah mengenalpasti apa dia tujuan setiap lapuran kewangan yang dijanakan. Tiga Lapuran Kewangan yang utama adalah “Penyata Untung/Rugi”; “Kunci Kira-kira”; dan “Penyata Aliran Tunai”. Dengan memahami apakah tujuan lapuran tersebut kita boleh kaitkan “aliran” atau “baki jumlah” berdasarkan matematik pengiraan seperti diatas.

Penyata Untung/Rugi (“Profit/Loss Statement”) membentangkan maklumat tentang pengiraan untung/rugi bisnes dalam satu tempoh masa yang khusus. Biasanya dalam tempuh sebulan. Maka tumpuan adalah pada aliran kerana ianya berkait dengan tempoh masa! Untuk mendapatkan apakah untung/rugi, aliran penambahan seperti jualan akan digunakan, dan aliran pengurangan seperti belian atau kos/perbelanjaan akan juga digunakan.

Pencarian untung/rugi (contoh mudah) dari matematik bisnes

pengiraan-untung-rugi

Angka untung atau rugi ini akan dibawa kedalam lapuran Kunci Kira-kira bilamana lapuran itu dijanakan. Dan kebiasaannya dijumlahkan bersama modal pemilik bisnes.

Dalam kitaran bisnes, olahan penyata untung/rugi yang melapurkan untung atau rugi bisnes boleh dilihat seperti berikut:

olahan-untung-rugi

Sekian. Saya akan teruskan “membongkar misteri lapuran kewangan” pada penulisan yang akan datang.

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk usahawan IKS pada 16 Mac 2017 ini di Bangi Gateway. Maklumat lanjut dan pendaftaran secara online boleh dibuat di link berikut:

REGISTER HERE!

GNZ.

SCENARIO ANALYSIS no. 19 “HIDDEN COSTS” MERUGIKAN BISNES ANDA

Dapat diperhatikan yang usahawan IKS kebanyakannya tidak mengambil endah tentang aliran tunai yang keluar dari kitaran bisness mereka, tanpa dimasukkan ke dalam akaun bank bisnes terlebih dahulu.

Apabila aliran tunai bisnes digunakan atas tujuan peribadi oleh pemilik bisnes maka pemahaman tentang bisnes boleh dipersoalkan. Tahukah anda yang bisnes adalah bebas (“independent”) daripada pemilik? Bisnes mempunyai hayatnya yang tersendiri berasingan dari orang perseorangan. Jika anda tidak memperakui hakikat ini maka anda akan terperangkap dalam jerat “hidden costs” atau kos tersembunyi yang merugikan bisnes.

Kos tersembunyi terjadi bilamana aliran tunai yang sepatutnya masuk kedalam akaun bank bisnes di rampas (“hijack”) oleh pihak yang berkepentingan dan disalurkan untuk hal-hal lain. Misalnya, bayaran dari jualan yang diterima dari pelanggan digunakan oleh pemilik untuk kegunaan peribadi atau bayaran yang tiada kena mengena dengan bisnes yang sediada. Ianya dapat digambarkan seperti berikut:

hidden-costs

Kos tersembunyi secara dasarnya adalah kos atau perbelanjaan, kerana aliran tunai keluar dari bisnes. Tetapi pada kebiasaannya ia tidak direkodkan. Tidak seperti pembayaran kepada pembekal yang ternyata catitan sebagai kos atau perbelanjaan bisnes, kos tersembunyi adalah tersembunyi (“hidden”)! Akibatnya kos ini tidak tersenarai dalam kos bisnes. Penyata untung/rugi bisnes pastinya tidak akan menunjukkan prestasi yang sebenar.

Ketirisan dari kos tersembunyi ini amat kritikal seandainya bisnes dijalankan secara tunai. Jika fenomena kos tersembunyi ini berlarutan, lambat laun baki dana di akaun bank bisnes akan berkurangan ketahap yang mungkin menyulitkan pembayaran dibuat untuk belian dari pembekal. Survival bisnes akan terancam dan bisnes mungkin ditutup! Dan ini merugikan bisnes anda. Dari pengalaman saya, pernah satu ketika dulu sebuah station minyak terpaksa di tutup sebab kehabisan minyak dan stok minyak baru tak dapat dipesan kerana pemilik station tidak mempunyai dana yang mencukupi. Ini adalah gara-gara dan akibat dari “hidden costs”.

Dari segi lain pula, operasi bisnes akan tergendala dan tidak komprehensif kerana adanya kos atau perbelanjaan bisnes yang tidak direkodkan. Unsur-unsur penipuan dan integriti kakitangan mungkin dipersoalkan, lebih-lebih lagi bila bisnes menghadapi masalah tunai yang “hilang”. Contohnya, bisnes mungkin meraikan tahap jualan yang tinggi dan memberangsangkan, tapi bisnes tidak menunjukkan aliran tunai dan baki dana yang setimpal dengan keuntungan.

Lebih malang sekiranya orang yang berkepentingan dalam bisnes tidak langsung merekod transaksi jualan untuk “memudahkan” ketirisan ini. Atau tanpa disedari, bisnes memang tiada sistem yang dapat digunakan bagi memantau perjalanan bisnes.

Penyelesaian untuk mengatasi isu “hidden costs” adalah mudah jika usahawan/pemilik inginkan aliran tunai dari bisnes. Pemilik hanya perlu mengambil elaun atau gaji dari bisnes sebagai Pengurus atau Pengarah bisnes. Ini akan direkodkan seperti demikian. Dengan elaun atau gaji ini, pemilik bolehlah gunakan dana tersebut untuk kos atau perbelanjaan peribadi.

hc-correction

Panduan untuk usahawan IKS adalah isu “hidden costs” adalah seperti berikut:

  1. Sedarilah yang bisnes adalah independent dan berasingan dari pemilik.
  2. Bisnes perlu sistem untuk memantau ketirisan (“leakage”)
  3. Bisnes perlu ada akaun bank jika inginkan perkembangan yang sihat

 

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk Usahawan IKS pada 16 March 2017 ini bertempat di Bangi Gateway. Dijemput usahawan IKS untuk hadir dan menambahkan ilmu untuk memantapkan bisnes anda. Rujuk di website kami untuk keterangan lanjut dan pendaftaran secara online.

GNZ.