Agenda Seminar 16 March 2017

Untuk makluman pada yang mendaftar seminar khas untuk usahawan IKS pada 16 Mac 2017. Agenda seminar adalah seperti berikut (tentatif):Agenda 16Mac2017

flyer-16mac2017

Seminar “Tingkatkan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan” khas untuk usahawan IKS adalah seminar bulanan dianjurkan oleh GNZ Business selaras dengan tema “#1SME1Sistem” yang terus digunakan untuk tahun ini oleh Authentic Ventures Sdn Bhd, software company bagi sistem “OfficeCentral”.

Tujuan utama seninar adalah berkongsi maklumat dan pengalaman tentang kaedah-kaedah memantapkan perjalanan bisnes usahawan IKS. Seminar seterusnya oleh GNZ Business akan diadakan pada bulan April dan Mei 2017 nanti.

GNZ.

 

 

MEMBONGKAR MISTERI LAPURAN KEWANGAN (Part 3)

Dalam bahagian 1 dan 2, kita telah menyentuh tentang Lapuran Kewangan yang tertumpu pada “Penyata Untung/Rugi” dan “Kunci Kira-kira”. Dalam Part 3 ini tumpuan adalah pada “Penyata Aliran Tunai” atau “Cashflow Statement”.

Tujuan utama lapuran ini adalah menerangkan aliran tunai yang masuk kedalam bisnes dari sumber mana, dan aliran tunai keluar dari segi gunaannya. (“Source and Application of Funds”). Baki jumlah dari aliran masuk dan keluar ini merupakan jumlah semasa aliran tunai.

Dalam kitaran bisnes aliran tunai mengambil kira penerimaan dan pembayaran seperti berikut:

aliran tunai

Oleh kerana Penyata Untung/rugi (“Profit and Loss Statement”) tidak menunjukkan secara khusus perjalanan aliran tunai dalam bisnes, dan begitu juga Kunci Kira-kira (“Balance Sheet”), maka Penyata Aliran Tunai (“Cashflow Statement”) disediakan. Oleh kerana fokus adalah pada aliran (“flows”) maka ianya berkait dengan tempoh masa yang dikenalpasti. Contohnya, Penyata Aliran Tunai untuk bulan March 2017.

Dengan menerangkan sumber penerimaan RM dan gunaan pembayaran RM, maka usahawan dapat memahami keadaan aliran tunai bisnes. Dan ini adalah penting kerana ianya selaras dengan konsep “Cash is King!” atau tunai adalah utama dalam bisnes.

Penyata Aliran Tunai diolah dari Penyata Untung/rugi dan Kunci Kira-kira. Ini kerana pada dasarnya ketiga-tiga lapuran kewangan tersebut adalah berkaitan. Jika diperhatikan, Penyata Aliran Tunai ini mengabung maklumat dari Penyata Untung/Rugi dan maklumat dari Kunci Kira-kira.

Dalam Penyata Aliran Tunai, matematik bisnes yang sama digunakan tetapi fokus adalah pada RM yang diterima dan RM yang keluar, seperti gambarajah dibawah. Setelah aliran tunai semasa didapati, ianya ditambahkan ke baki awal tunai untuk mendapatkan baki terkini tunai, yang mana jumlahnya sama seperti dalam Kunci Kira-kira.

Pengiraan Aliran Tunai Semasa (contoh mudah) dari matematik bisnes:

pengiraan aliran tunai

RINGKASAN

Pada dasarnya lapuran-lapuran kewangan dalam bisnes yang dijanakan berkait antara satu dengan yang lain. Cuma fokus diberi pada aspek manakah maklumat hendak di tunjukkan: samada pencarian maklumat tentang untung/rugi; maklumat tentang keadaan bisnes; atau maklumat tentang aliran tunai.

Dan lebih menarik lagi adalah semua perkara-perkara dalam bisnes yang dinilaikan dalam bentuk RM, dan mempunyai aliran (“flows”) atau jumlah (“balances”) akan ditunjukkan dalam lapuran yang dinamakan “imbangan duga” (“trial balance”). Selepas memastikan yang imbangan duga ini “seimbang” dari segi jumlah keluar dan jumlah masuk, baru lapuran kewangan seperti penyata untung rugi, kunci kira-kira dan yang lain-lain dikeluarkan.

Dengan ini misteri lapuran kewangan bukanlah misteri sebenarnya. Ianya hanyalah olahan yang dibuat untuk mengfokuskan pecahan-pecahan maklumat yang hendak disampaikan!

Sekian.

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk Usahawan IKS pada 16 March 2017 bertempat di Bangi Gateway. Dijemput usahawan IKS untuk hadir dan menambahkan ilmu untuk memantapkan bisnes anda. Rujuk website kami untuk keterangan lanjut dan pendaftaran secara online.

GNZ.

MEMBONGKAR MISTERI LAPURAN KEWANGAN (Part 2)

Dalam bahagian 1, kita telah menyentuh tentang Lapuran Kewangan yang tertumpu pada “Penyata Untung/Rugi”. Dalam Part 2 ini saya akan menyambung pembongkaran misteri Lapuran Kewangan. Kali ini tumpuan pada “Kunci Kira-kira”. Ini dengan harapan yang usahawan akan lebih menghayati perjalanan bisnes apabila melihat angka-angka tentang bisnes dari terdapat dalam Lapuran Kewangan bisnes mereka.

Sebagai ulangan dari Bahagian 1, ada empat faktor yang perlu difahami dalam membongkar misteri lapuran kewangan. Faktor-faktor tersebut adalah:

  1. setiap transaksi atau perkara dalam bisnes perlu diolahkan dalam bentuk nilai ringgit (RM). Ini bagi memudahkan proses mengira transaksi atau perkara tersebut samada dicampur atau di tolak atau dijumlahkan.
  2. bisnes terikat dengan tempoh masa dari segi penilaian prestasi. Biasanya penilaian prestasi dilakukan dalam tempoh sebulan ke sebulan kalender.
  3. transaksi atau perkara dalam bisnes boleh wujud dalam bentuk jumlah (“balance”) atau aliran (“flows”). Jumlah adalah baki dalam RM pada satu tarikh/masa yang khusus. Manakala aliran pula adalah pergerakan tambahan atau pengurangan pada sesuatu perkara bisnes untuk satu tempoh yang ditetapkan.
  4. mengenalpasti apa dia tujuan lapuran kewangan yang dijanakan. Dengan memahami apakah tujuan lapuran tersebut kita boleh kaitkan samada “aliran” atau “baki jumlah” berdasarkan matematik bisnes.

Matematik pengiraan dalam bisnes yang mengaitkan “balance” dan “flows” adalah seperti berikut:

matematik-bisnes

Contoh:

Baki awal Pelanggan (+ jualan semasa – penerimaan semasa) = Baki terkini Pelanggan

Kunci Kira-kira (atau “Balance Sheet”) merupakan lapuran tentang kedudukan bisnes pada satu tarikh yang khusus. Kebiasaannya pada tarikh akhir bulan. Umpamanya 31 Dec. Oleh kerana ianya berkaitan dengan kedudukan bisnes, maka fokus adalah pada baki jumlah yang tercatit pada tarikh tersebut (“baki terkini”) bagi perkara-perkara yang berkaitan dengan bisnes. Contohnya, baki terkini pelanggan, baki terkini pembekal, baki terkini dana dalam akaun bank, dan seumpamanya. Baki terkini ini termasuk jumlah modal bisnes pada tarikh tersebut, dan jumlah untung/rugi yang telah dijanakan oleh bisnes.

kedudukan bisnes

“Balance sheet” (contoh mudah) dari matematik bisnes

imbangan bsheet

Kalau diperhatikan, “imbangan kunci kira-kira” dibahagikan kepada perkara-perkara yang di sebelah atas kitaran bisnes dan perkara-perkara yang di sebelah bawah kitaran bisnes.

Kenapa modal bisnes dan jumlah untung/rugi dimasukkan dalam kunci kira-kira?

Jumlah untung/rugi yang didapati dari “Penyata Untung/Rugi” mewakili jumlah untuk pemilik bisnes, yang telah dijanakan oleh bisnes. Aliran-aliran jualan/belian dan sebagainya yang telah ditunjukkan dalam lapuran penyata untung/rugi tidak dimasukkan dalam lapuran kunci kira-kira kecuali angka untung/rugi yang terbit sebagai ringkasan dari penyata tersebut.

Kebiasaannya, jumlah untung/rugi dimasukkan dalam jumlah “modal bisnes”. Ini bermakna jika bisnes untung, jumlah modal bisnes akan meningkat. Dan sekiranya rugi, jumlah modal bisnes akan berkurangan. Modal dan untung/rugi termasuk dalam imbangan kunci kira-kira kerana ianya berkait dengan baki jumlah perkara (“balances”) dalam bisnes.

Dengan itu olahan imbangan kunci kira-kira boleh difahami seperti berikut:

Baki terkini (pelanggan + akaun bank + seumpamanya)

=

Baki terkini (pembekal + seumpamanya + untung/rugi semasa + modal)

Sekian.

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk usahawan IKS pada 16 Mac 2017 ini di Bangi Gateway. Maklumat lanjut dan pendaftaran secara online boleh dibuat di link berikut:

REGISTER HERE!

GNZ.

 

MEMBONGKAR MISTERI LAPURAN KEWANGAN (Part 1)

Kebanyakan usahawan yang saya temui merasa “takut” apabila berdepan dengan angka-angka tentang bisnes mereka yang didapati dari sistem perakaunan. Ini selaras dengan pepatah inggeris “fear of the unknown”. Jika kita tak tau tentang sesuatu perkara itu, kita memang merasa takut dan ini membuat kita tertutup dari perkara tersebut. Sebagai usahawan, sikap ini perlu diubah. Kerana pentingnya isu ini dengan bisnes kita.

Perkara yang petama yang perlu difahami adalah setiap transaksi atau hal dalam bisnes perlu diolahkan dalam bentuk nilai ringgit (RM). Ini bagi memudahkan proses mengira transaksi atau hal tersebut samada dicampur atau di tolak atau dijumlahkan.

Jika dilihat pada kitaran bisnes, kesemuanya transaksi dan hal, akhirnya adalah dalam bentuk RM. Kecuali dana dalam akaun bank yang sudah sememangnya dalam bentuk RM. Ini bagi memudahkan pengiraan dilakukan dalam bisnes dan menjana lapuran kewangan yang berkaitan.

Perkara kedua yang perlu difahami adalah bisnes terikat dengan tempoh masa dari segi penilaian prestasi. Biasanya penilaian prestasi dilakukan dalam tempoh sebulan ke sebulan kalender. Namun demikian, mungkin ada juga yang di buat dari tempoh seminggu ke seminggu, dan tidak hairan jika ada juga dari sehari ke sehari.

Dan prestasi keseluruhan biasanya dibuat dalam tempoh setahun (iaiatu setiap bulan dicampurkan untuk dapatkan tempuh dua belas bulan). Tempuh setahun ini biasanya dinamakan tahun kewangan (“financial year”). Adalah dicadangkan yang tahun kewangan bisnes bermula dari 1 Jan dan berakhir 31 Dec. Ini dapat memudahkan proses pengiraan cukai untuk LHDN yang berdasarkan tahun kalendar (1 Jan – 31 Dec).

Perkara ketiga yang perlu difahami adalah transaksi atau hal dalam bisnes boleh wujud dalam bentuk jumlah (“balance”) atau aliran (“flows”). Jumlah adalah baki dalam RM pada satu-satu masa yang khusus. Umpamanya baki pelanggan (untuk invois yang belum berbayar) pada 31 Dec 2016. Manakala aliran pula adalah pergerakan tambahan atau pengurangan pada sesuatu hal bisnes untuk satu tempoh yang dikenalpasti. Contohnya tambahan inventori dalam tempoh 1 Dec hingga 31 Dec. Ini bererti aliran dalam proses bisnes biasanya untuk tempuh sebulan; dan baki di lihat pada tarikh akhir bulan.

Matematik pengiraan dalam bisnes yang mengaitkan “balance” dan “flows” adalah seperti berikut:

matematik-bisnes

Contoh, untuk akaun pembekal, baki terkini yang belum dibayar pada tarikh akhir bulan didapati dengan melihat apakah baki sebelum, dan apakah aliran dalam tempuh itu iaitu belian dan pembayaran. Begitu juga dengan hal-hal yang lainya dari segi pengiraan baki terkini pada tarikh akhir bulan.

Perkara keempat yang perlu difahami adalah mengenalpasti apa dia tujuan setiap lapuran kewangan yang dijanakan. Tiga Lapuran Kewangan yang utama adalah “Penyata Untung/Rugi”; “Kunci Kira-kira”; dan “Penyata Aliran Tunai”. Dengan memahami apakah tujuan lapuran tersebut kita boleh kaitkan “aliran” atau “baki jumlah” berdasarkan matematik pengiraan seperti diatas.

Penyata Untung/Rugi (“Profit/Loss Statement”) membentangkan maklumat tentang pengiraan untung/rugi bisnes dalam satu tempoh masa yang khusus. Biasanya dalam tempuh sebulan. Maka tumpuan adalah pada aliran kerana ianya berkait dengan tempoh masa! Untuk mendapatkan apakah untung/rugi, aliran penambahan seperti jualan akan digunakan, dan aliran pengurangan seperti belian atau kos/perbelanjaan akan juga digunakan.

Pencarian untung/rugi (contoh mudah) dari matematik bisnes

pengiraan-untung-rugi

Angka untung atau rugi ini akan dibawa kedalam lapuran Kunci Kira-kira bilamana lapuran itu dijanakan. Dan kebiasaannya dijumlahkan bersama modal pemilik bisnes.

Dalam kitaran bisnes, olahan penyata untung/rugi yang melapurkan untung atau rugi bisnes boleh dilihat seperti berikut:

olahan-untung-rugi

Sekian. Saya akan teruskan “membongkar misteri lapuran kewangan” pada penulisan yang akan datang.

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk usahawan IKS pada 16 Mac 2017 ini di Bangi Gateway. Maklumat lanjut dan pendaftaran secara online boleh dibuat di link berikut:

REGISTER HERE!

GNZ.

SCENARIO ANALYSIS no. 19 “HIDDEN COSTS” MERUGIKAN BISNES ANDA

Dapat diperhatikan yang usahawan IKS kebanyakannya tidak mengambil endah tentang aliran tunai yang keluar dari kitaran bisness mereka, tanpa dimasukkan ke dalam akaun bank bisnes terlebih dahulu.

Apabila aliran tunai bisnes digunakan atas tujuan peribadi oleh pemilik bisnes maka pemahaman tentang bisnes boleh dipersoalkan. Tahukah anda yang bisnes adalah bebas (“independent”) daripada pemilik? Bisnes mempunyai hayatnya yang tersendiri berasingan dari orang perseorangan. Jika anda tidak memperakui hakikat ini maka anda akan terperangkap dalam jerat “hidden costs” atau kos tersembunyi yang merugikan bisnes.

Kos tersembunyi terjadi bilamana aliran tunai yang sepatutnya masuk kedalam akaun bank bisnes di rampas (“hijack”) oleh pihak yang berkepentingan dan disalurkan untuk hal-hal lain. Misalnya, bayaran dari jualan yang diterima dari pelanggan digunakan oleh pemilik untuk kegunaan peribadi atau bayaran yang tiada kena mengena dengan bisnes yang sediada. Ianya dapat digambarkan seperti berikut:

hidden-costs

Kos tersembunyi secara dasarnya adalah kos atau perbelanjaan, kerana aliran tunai keluar dari bisnes. Tetapi pada kebiasaannya ia tidak direkodkan. Tidak seperti pembayaran kepada pembekal yang ternyata catitan sebagai kos atau perbelanjaan bisnes, kos tersembunyi adalah tersembunyi (“hidden”)! Akibatnya kos ini tidak tersenarai dalam kos bisnes. Penyata untung/rugi bisnes pastinya tidak akan menunjukkan prestasi yang sebenar.

Ketirisan dari kos tersembunyi ini amat kritikal seandainya bisnes dijalankan secara tunai. Jika fenomena kos tersembunyi ini berlarutan, lambat laun baki dana di akaun bank bisnes akan berkurangan ketahap yang mungkin menyulitkan pembayaran dibuat untuk belian dari pembekal. Survival bisnes akan terancam dan bisnes mungkin ditutup! Dan ini merugikan bisnes anda. Dari pengalaman saya, pernah satu ketika dulu sebuah station minyak terpaksa di tutup sebab kehabisan minyak dan stok minyak baru tak dapat dipesan kerana pemilik station tidak mempunyai dana yang mencukupi. Ini adalah gara-gara dan akibat dari “hidden costs”.

Dari segi lain pula, operasi bisnes akan tergendala dan tidak komprehensif kerana adanya kos atau perbelanjaan bisnes yang tidak direkodkan. Unsur-unsur penipuan dan integriti kakitangan mungkin dipersoalkan, lebih-lebih lagi bila bisnes menghadapi masalah tunai yang “hilang”. Contohnya, bisnes mungkin meraikan tahap jualan yang tinggi dan memberangsangkan, tapi bisnes tidak menunjukkan aliran tunai dan baki dana yang setimpal dengan keuntungan.

Lebih malang sekiranya orang yang berkepentingan dalam bisnes tidak langsung merekod transaksi jualan untuk “memudahkan” ketirisan ini. Atau tanpa disedari, bisnes memang tiada sistem yang dapat digunakan bagi memantau perjalanan bisnes.

Penyelesaian untuk mengatasi isu “hidden costs” adalah mudah jika usahawan/pemilik inginkan aliran tunai dari bisnes. Pemilik hanya perlu mengambil elaun atau gaji dari bisnes sebagai Pengurus atau Pengarah bisnes. Ini akan direkodkan seperti demikian. Dengan elaun atau gaji ini, pemilik bolehlah gunakan dana tersebut untuk kos atau perbelanjaan peribadi.

hc-correction

Panduan untuk usahawan IKS adalah isu “hidden costs” adalah seperti berikut:

  1. Sedarilah yang bisnes adalah independent dan berasingan dari pemilik.
  2. Bisnes perlu sistem untuk memantau ketirisan (“leakage”)
  3. Bisnes perlu ada akaun bank jika inginkan perkembangan yang sihat

 

Jangan lupa pihak kami akan mengadakan seminar “Tingkatkan pengurusan kewangan dan perakaunan” khas untuk Usahawan IKS pada 16 March 2017 ini bertempat di Bangi Gateway. Dijemput usahawan IKS untuk hadir dan menambahkan ilmu untuk memantapkan bisnes anda. Rujuk di website kami untuk keterangan lanjut dan pendaftaran secara online.

GNZ.

MEMAHAMI “CLOUD COMPUTING” SEBAGAI SISTEM BISNES ANDA

Bisnes anda memerlukan sistem untuk membangun dan kekal berterusan (“to grow and survive”). Sistem bisnes yang terawal adalah secara manual, dimana rekod-rekod tentang bisnes menggunakan pena dan kertas. Kumpulan data ditulis secara manual dan lapuran dikeluarkan secara manual juga. Proses mencatit rekod (“data”) adalah penting kerana tanpa rekod, analisa tidak dapat dibuat untuk menzahirkan maklumat bagi urusan bisnes (“business information”). Maka amatlah membimbangkan bagi bisnes sekiranya tiada sistem untuk tujuan tersebut. Perjalanan bisnes menjadi kabur kerana tidak dapat dipastikan samada bisnes mengalami untung atau sebaliknya, dan juga dalam hal-hal seumpamanya.

Secara dasarnya sistem berfungsi dengan aktiviti “input”, “process” dan “output”. Dan ini merangkum setiap transaksi yang perlu direkodkan didalam kitaran bisnes. “Process” merupakan fungsi sistem yang mengaruhi apa yang terjadi ke atas data dalam sistem. (Lihat gambarajah dibawah). “Ouput” pula merupakan hasil dari pemprosesan sistem; dan ianya adalah lanjutan dari apa yang di “input”kan.

kitaran-bisnes-sistem

Dengan perkembangan teknologi maklumat, sistem bisnes beralih kepada sistem berkomputer. Ianya berkembang dari “PC-based standalone system” ke “PC-based Local Area Network (LAN), yang kemudiannya berubah ke Wide Area Network (WAN) sehingga menjadi teknologi maklumat berasaskan internet masa kini. Apa yang menarik tentang sistem sedemikian ialah bisnes masih menempatkan sistem dan data didalam ruangan network komputer bisnes (“inside the organisation’s computer network”).

Apabila data dan sistem ditempatkan atau berada diluar ruangan network komputer bisnes; dan di lokasi yang selamat dan terpencil (“secure, offsite location”) dan di akses melalui internet, maka kaedah ini dinamakan “cloud computing”. Secara dasarnya “cloud computing” adalah dimana data ditempatkan di ruangan sistem yang berada di luar organisasi. Dengan adanya “username” dan “password”, pengguna dapat mengakses sistem dimana saja dia berada sekiranya terdapat pautan internet.

input-process-output

Dalam kaedah “cloud computing” pengguna tidak perlu “instal” sistem dalam PC nya dan data tidak disimpan dalam PC. Malah data disimpan di dalam server teknologi cloud. Aktiviti pemerosesan dalam sistem dipermudahkan dan lebih lancar tanpa pengguna perlu memikirkan tentang system upgrade dan data backup. Kos penggunaan sistem cloud ini adalah melalui caj langganan (“subscription charges”).

Keselamatan data dijangka lebih selamat dibawah kaedah “cloud computing” dengan adanya pembangunan teknologi keselamatan internet yang berterusan. Sebaliknya, data yang di simpan dalam pejabat atau didalam ruangan network komputer juga menghadapi risiko keselamatan yang mungkin lebih hebat!

Satu cara pencegahan untuk risiko keselamatan data adalah memastikan pengguna yang terlatih (“trained user”) yang sentiasa berwaspada ketika menggunakan sistem.

GNZ merupakan dealer bagi sistem yang dibangunkan oleh AVSB khusus untuk IKS yang menggunakan  teknologi “cloud computing”. Sistem ini adalah “OfficeCentral”. Hubungi kami di 019-6218711 atau emel: gazali.jaafar@gmail.com untuk keterangan lanjut.

officecentral-system

GNZ.

 

ALIRAN TUNAI ADALAH NADI PENGERAK BISNES

Aliran tunai dalam kitaran bisnes adalah ketika tunai diterima ke akaun bank dan ketika dikeluarkan dari akaun bank (Lihat gambarajah dibawah). Jumlah tunai dalam akaun bank perlu dipantau agar ianya berada di tahap yang memuaskan.  Jumlah aliran masuk perlulah melebihi jumlah aliran keluar dalam jangka masa yang ditetapkan. Agar pembayaran kepada pihak pembekal dapat disempurnakan. Seandainya tiada penerimaan seperti yang dijangkakan, lambat laun proses pembayaran pasti tidak dapat dilakukan! Dan gagal menyelesaikan jumlah penghutang merupakan petanda awal yang “survival” bisnes dipersoalkan, dan bisnes mungkin terpaksa ditutup.

Keadaan ini seumpama tangki air di mana sekiranya aliran masuk sentiasa kurang dari aliran keluar, lambat laun aliran keluar mungkin tidak cukupi bagi jumlah air yang diperlukan!

kitaran-bisnes-nadi-pengerak

Jumlah terkini tunai perlu ada pada tahap yang memuaskan. Seandainya pelanggan tidak dikutip penerimaan, aliran tunai akan terjejas. Ini bermakna aliran tunai dalam bisnes “tersumbat” diperingkat pelanggan.

Bisnes mungkin mengalami tahap jualan yang tinggi dan merekodkan untung yang banyak. Namun sekiranya pihak pelanggan tidak dikutip penerimaan tunai nya, survival bisnes akan terjejas disebabkan aliran yang tersumbat! Scenario tidak mustahil boleh berlaku.

Salah satu cara untuk mengalakkan penerimaan kutipan dari pelanggan adalah dengan menawarkan “early payment discount” sekiranya pelanggan membayar awal dari tarikh yang ditetapkan. Cara yang lain ialah dengan mengenakan “deposit” untuk transaksi jualan, jika ianya munasabah. Dan sekiranya pelanggan kredit mempunyai rekod bayaran yang buruk, pelanggan semestinya berada dibawah transaksi jualan tunai sahaja.

Situasi yang sama juga terdapat di bahagian aliran keluar. Perhatian khusus sepatutnya diberi agar pembayaran tidak dibuat terlalu awal dari tarikh tempuh kredit yang diberikan oleh pembekal. Dan memastikan yang setiap bayaran keluar diluluskan invois dan jumlahnya terlebih dahulu sebelum proses pembayaran ke pihak pembekal dibuat. Dan sekiranya dapat, pembayaran dibuat melalui akaun bank untuk memastikan rekod pembayaran wujud didalam penyata akaun bank.

Memegang jumlah tunai terkini yang berlebihan dari “tahap memuaskan” tidak juga digalakkan. Ini adalah kerana jumlah tersebut seharusnya dilaburkan semula untuk meningkatkan atau mengembangkan bisnes. Dengan harapan mendapat pulangan dan keuntungan yang lebih berbanding dari pulangan dari pelaburan “fixed deposit” dengan pihak bank. Jika tidak dilakukan sedemikian, ianya akan merugikan bisnes dalam bentuk pulangan dan untung yang boleh dicapai.

Titik keseimbangan diantara jumlah tunai yang “memuaskan” dan yang “berlebihan” perlu dicari. Penyata “cashflow forecast” atau unjuran aliran tunai menjadi penting dalam mendapatkan titik keseimbangan ini. Titik keseimbangan ini mungkin berdasarkan sejauh mana bisnes kita boleh bertahan tanpa sebarang aliran tunai masuk. Dan bergantung pada bisnes kita, ini mungkin untuk tempuh sebulan, tiga atau seumpamanya.

GNZ.